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Despedida de fin de año

Actividad de integración para mejorar las relaciones interpersonales y el clima laboral

Despedidas de fin de año

La despedida de fin de año es una actividad temática o recreativa que pretende integrar a la gente entorno a un objetivo común, para celebrar los logros del año laboral por terminar y agradecer tanto a proveedores como a trabajadores el aporte a la gestión reconociendo su esfuerzo.


Los conceptos creativos o temas a los que se recurren para diseñar las actividades son muy variados, y diversos dependiendo de las expectativas de la empresa, el perfil de los asistentes, el escenario, y los recursos; pudiendo tener énfasis en la actividad física, en los juegos de integración, en el contacto con la naturaleza, en las caminatas y la aventura, en la fiesta social, u otro tipo de actividades en las que se combinan las anteriores.

 
La intención es mejorar las relaciones interpersonales y estrechar lazos entre los colaboradores, además, es un escenario propicio para mejorar el conocimiento y las conductas individuales entre los niveles jerárquicos de la empresa y acercarlos entre sí, en medio de un ambiente diferente al día a día laboral, permitiendo además en algunos casos, involucrar a la familia con la empresa.


La empresa decide por el tipo de actividades recreativas o de integración dependiendo del perfil de su población de colaboradores y de los objetivos que tenga en mente la gerencia o el líder de talento humano, que se inclinan cada día más por este tipo de eventos, pues con ellos se obtienen mejores resultados.


Contenido de una despedida de fin de año


Una despedida de fin de año tiene seis componentes:


Un componente de planeación y preparación
Esta es una etapa previa, la más importante, en donde la oportunidad para superar expectativas está a la orden, considerando que de las coordinaciones con la empresa y de la identificación adecuada de sus perspectivas, depende la adecuada planeación y preparación del evento y el éxito de sus demás componentes.

Un componente de apoyo logístico
El cliente espera un servicio integral.   Eso significa que es necesario contar con los recursos y las coordinaciones necesarias para lograr que el anfitrión no tenga preocupaciones antes y durante el evento. Desde un buen y seguro transporte para la gente hasta deseos extremos que pretenden impactar a sus invitados y dejar grata recordación son los requerimientos mas frecuentes.
El cliente espera un servicio con altos estándares de calidad, seguridad y servicio.   Eso significa que es necesario cuidar cada detalle, evaluar cada proceso y ser proactivos.

Un componente de apoyo de alimentos
Generalmente las despedidas de fin de año incluyen un buen desayuno o un refrigerio fuerte de bienvenida, un plato fuerte de almuerzo, un refrigerio al final del evento, hidratación y/o estación de café dependiendo el clima y las condiciones del escenario, además dependiendo también de las actividades programadas.   En la percepción de los asistentes este es quizá el componente mas importante y el que genera mayor recordación.

Un componente de actividades
Las actividades dependiendo de los objetivos que se pretendan deben lograr la participación espontánea de los asistentes sin presiones ni acosos, pero logrando integralidad, es decir que toda la gente esté activa, que interactúen y que disfruten cada minuto.  
Para esto es necesario lograr el equilibrio entre la lúdica, la actividad física, la habilidad mental, y la rumba que combinadas de manera coherente permiten la iniciativa y la creatividad de manera espontánea.   En la percepción del gerente y el líder de talento humano este es quizá el componente mas importante y del que espera los mejores resultados.

Un componente de recurso humano
Este es quizá el componente mas importante para que la despedida de fin de año sea exitosa.  Para cada actividad y cada proceso desde el aseo permanente de los baños, pasando por la atención en los servicios, cocina, meseros, el DJ, el animador, y hasta el líder de las actividades deben ser profesionales en su área y disfrutar de lo que hacen.  En ese sentido es muy importante hacer todos los esfuerzos para lograr una adecuada selección y entrenamiento, sin dejar de lado una cuidadosa y respetuosa atención de nuestro cliente interno.

Un componente de presentación e imagen
La imagen en su contexto incluyendo la presentación del escenario, la calidad de la logística, las agradables maneras del recurso humano, y en general la actitud de servicio, son quizá los elementos que más generan recordación, muy por encima de la decoración y otros recursos con los que se quisiera causar impacto.

De manera frecuente, algunos gerentes piden eventos que nunca se han hecho, esto con el fin de sorprender a sus invitados.  En este sentido la creatividad no tiene límites y se pueden variar los escenarios, planear caminatas y actividades complementarias sin perder los objetivos de integración y recreación logrando que todos absolutamente todos lo disfruten a su manera y las personas regresen con un espíritu totalmente renovado.

De acuerdo con nuestra experiencia y entrevistas con nuestros clientes más frecuentes, los resultados de este tipo de actividades son inmediatos, por eso estos acontecimientos gozan del reconocimiento de parte de las áreas de talento humano.

 

Pero, estas dinámicas de integración no solo consiguen motivar e integrar más a los colaboradores dentro de una organización, sino también funcionan para unir grupos disgregados.

La realidad plantea casos extremos, como por ejemplo, la que sucede a veces en los procesos de adquisiciones entre empresas. En este caso es usual que los grupos humanos que se juntan no se sientan integrados unos con otros y más bien muestran cierta rivalidad.   En este caso particular, mediante una dinámica de integración, en un día, conseguimos que ambos grupos se sientan parte de un mismo equipo, que colaboren y trabajen en conjunto tras un mismo propósito.


Comúnmente son las áreas de recursos humanos las que establecen contacto con nosotros para la planeación de la despedida de fin de año, para la cual ya tienen previamente un brief, en el que detallan sus expectativas y los requerimientos teniendo en cuenta experiencias anteriores.


A veces, simplemente mediante una minuciosa conversación vamos develando lo que la empresa requiere y la idea que desea desarrollar con el evento.


Algunos de nuestros clientes tienen planeada la despedida de fin de año como parte de una cadena de eventos que hemos desarrollado durante el año y con la que pretenden cerrar una secuencia de actividades a lo largo del año.